Claves para gestionar las finanzas de una empresa o negocio

Cuida de los pequeños gastos: Un pequeño agujero hunde un barco

Benjamín Franklin

Toda empresa dedica infinitos esfuerzos al cuidado y retención de clientes pues ellos son la fuente de ingresos. Para poder alcanzar esta meta se necesita administrar todo el dinero que se gana y se gasta, lo que se debe y lo que se ahorra. En otras palabras, hay que tener en cuenta las finanzas en el día a día ya que su correcto funcionamiento supone de manera indirecta, un aumento de los beneficios.

En su contexto, una de las principales razones por la que las empresas quiebran son los problemas financieros. Esto no proviene solo de la pérdida de clientes, o mala gestión de gastos, si no de no aprovechar oportunidades que pueden permitir una mejora de las finanzas de la empresa, sin poner a los clientes por medio.

Por su parte, administrar correctamente nuestras finanzas es algo crucial en la gestión de todo tipo de negocio, especialmente para aquellas compañías que buscan expandirse y mejorar su posicionamiento.

Por consiguiente, mejorar tus finanzas debería ser una labor continua y no solo cuando las alarmas se disparen por problemas de liquidez o alguna situación de crisis.

Algunas veces la solución es fácil y basta con implementar medidas financieras, pero otras veces la clave para mejorar las finanzas se encuentra en otras áreas como el área de marketing o ventas.

Sin embargo, pese a que las finanzas tienen un nivel de aceptación más o menos amplio en el campo empresarial y aunque los empresarios suelen estar conscientes de esta situación, no logran controlarlas ni gestionarlas de forma eficaz y oportuna.

Si este es tu caso, ¡Toma nota!

En este artículo te daremos a conocer algunas claves valiosas para optimizar la gestión financiera y con ello no cometas errores que pongan en riesgo el futuro de tu compañía.

Claves para la gestión de las finanzas en tu negocio

Gestionar las finanzas es la actividad más importante, pues de ella no sólo depende el cumplimiento de compromisos adquiridos por la misma en el plazo inmediato, sino además garantiza la sostenibilidad de cualquier negocio en el futuro.

Asu vez, está tiene particularidades, pues nunca será lo mismo llevar las cuentas de un negocio con más de 30 años operando en un determinado sector y con una cuota de mercado fija, que hacer lo mismo con otro que acaba de ingresar en un escenario local y busca su posicionamiento. Aun así, la gestión financiera tiene un conjunto de prácticas y hábitos que se pueden aplicar a cualquier tipo de empresa y en cualquier clase de mercado.

A continuación, te plasmaremos 9 claves valiosas para optimizar tu gestión financiera:

1. Mantente al tanto del entorno

Conlleva a realizar análisis y seguimientos de variables externas que puedan impactar a tu empresa en cualquier momento. Asimismo, es indispensable evaluar todos los factores que, pese a no depender de tu equipo de trabajo, influyen en tu compañía.

Para ello, ten en cuenta algunas recomendaciones puntuales para lograrlo:

Conoce las leyes, normas y regulaciones financieras, así como sus actualizaciones.
Evalúa el entorno económico (panorama global) con detenimiento.
Conoce los indicadores de productividad de tu sector.
Forma parte de una comunidad de empresarios como Experto PYME.

Nota: Al formar parte de dicha comunidad, será más sencillo mantenerte al día del entorno financiero y podrás discutir sobre temas relacionados a tu negocio con otros profesionales y expertos, lo que contribuirá en gran medida al relacionamiento de tu persona y de tu empresa.

2. Crea un fondo para imprevistos

Planificar, proyectar y tener objetivos

Son la clave en el mundo empresarial

Si pretendes gestionar tus finanzas de forma efectiva, establece con anticipación cuánto dinero gastarás y pronostica los ingresos que esperas generar en un periodo de tiempo determinado.

Sin embargo, aunque las proyecciones son indispensables, lo cierto es que siempre surgen imprevistos que pueden alterarlas. Debido a esto, es importante tener un fondo de capital exclusivo para situaciones que estén fuera de tu control y planificación. En otras palabras, necesitas contar con una reserva de dinero para afrontar reparaciones inesperadas de maquinaria o aumentos en el precio de insumos.

Si no lo haces, cuando este tipo de situaciones se presenten, tendrás que decidir si pausar las actividades temporalmente o utilizar capital al que ya le habías asignado otros fines, lo que puede generar un gran desorden financiero e inestabilidad a tu empresa.

Por consiguiente, en caso de que tengas un excedente de ingresos significativo, no solo debes proponerte tener un fondo para imprevistos. También, es importante que te enfoques en optimizar tus ganancias. Es decir, si pagas todas las cuentas, adquieres el capital que tenías previsto y, además, tienes un remanente para eventualidades, entonces tendrás la capacidad financiera suficiente para hacer inversiones que puedan ampliar tus ahorros.

Por supuesto, también se puede utilizar los excedentes para inversiones internas, como la implementación de sistemas tecnológicos, la ampliación de la flota de maquinarias, la apertura de nuevas sucursales, entre otros.

3. Cuida los pasivos laborales

Generar pasivos laborales es inevitable

Eso no quiere decir que debas evitar asumir más de lo que puedas

Lo primero que se debe saber es que los pasivos laborales se generan por derechos legales que asumen los trabajadores, a raíz de su antigüedad y, eso significa que al renunciar o ser despedidos deberás otorgarles una liquidación y pagarles sus vacaciones o bonos pendientes.

Dicho esto, es importante tener una nómina acorde al tamaño de tu negocio y su flujo de ventas. De lo contrario, los pasivos laborales acumulados podrían afectar tus finanzas en el futuro.

Si aún no cuentas con la capacidad para gestionar una nómina amplia, puedes optar por externalizar algunas operaciones al contratar trabajadores independientes, y eso consecuentemente garantizará estabilidad financiera y proyecciones más acertadas.

4. Calcula tu capacidad de endeudamiento

Un crédito puede impulsar significativamente el crecimiento de tu negocio

Pero, sobrepasar la capacidad de endeudamiento genera grandes problemas financieros y operativos

Si bien es cierto muchos piensan que endeudarse esta mal; no obstante, en el mundo empresarial se debe realizar, pero con una planificación previa. Por esa razón, resulta indispensable calcular tu capacidad de endeudamiento a través de diversas fórmulas e indicadores.

Una de las maneras tradicionales de hacerlo es restar los gastos fijos mensuales de los ingresos totales mensuales y multiplicar el resultado por 35%. El monto de esta operación es la capacidad máxima para endeudarse que tiene una compañía o persona particular.

Ojo:

Este parámetro es una simple referencia, también se puede evaluar otros factores antes de solicitar un financiamiento. Por ejemplo, el patrimonio de tu empresa, es decir, la suma del valor de tu marca y diferentes activos.

Otro punto a considerar, es no acceder a créditos que sean superiores al patrimonio total.

5. Evalúa la estacionalidad desde las finanzas

Un factor útil para medir el comportamiento financiero de muchas compañías, es la estacionalidad

El flujo de caja de las empresas suele afrontar fluctuaciones o cambios regulares a raíz de diferentes temporadas del año, lo que las convierte en predecibles y facilita su estudio temporal.

Por ejemplo, si posees una comercializadora de productos alimenticios, posiblemente la temporada en la que generes más ventas e ingresos sea la decembrina, ya que el consumo tiende a crecer en ese mes.

Por otro lado, el principal beneficio de comprender el comportamiento estacional de tu compañía es que podrás diseñar estrategias que permitan optimizar el rendimiento en periodos en los que la liquidez es menor.

Si en algún mes en específico sueles generar pocas ventas, se trata del momento indicado para ofrecer rebajas, descuentos o implementar diferentes técnicas de mercadotecnia y de promoción, como el branding personal o corporativo y el marketing de influencias.

6. No mezcles las finanzas personales con las corporativas

Regla de oro para pequeñas y medianas empresas

Desde el punto de vista financiero, es importante evitar destinar parte de tus ahorros o ingresos para solventar problemas corporativos, al igual que es muy mala idea utilizar dinero de la empresa para gastos personales.

En caso de que se tome capital de trabajo de la compañía para gastos familiares; en consecuencia, podrías comprometer operaciones tan importantes como la rotación de inventarios y el pago al personal. Si haces lo opuesto, es decir, si pones el dinero familiar a disposición del negocio, afectarás tu calidad de vida y la de tus seres queridos.

Para evitar mezclar las finanzas, debes gestionar de manera inteligente tanto el presupuesto corporativo como el personal. Un ejemplo claro son las organizaciones corporativas, lo cual a través de financiamientos y otras estrategias, pueden salir a flote pese a las adversidades.

7. Cambia cuentas corrientes por cuentas de ahorro

Presta atención a los mecanismos de ahorro

Siempre que se trate de dinero de reserva que no será destinado para la operatividad, debes mantenerlo en cuentas de ahorro que permitan al menos, un incremento lento, pero constante de tu capital. Y es que hay empresas que resguardan sus excedentes en cuentas bancarias corrientes que no generan intereses, muy por el contrario, cobran comisiones frecuentemente.

Otra opción de ahorro seria apostar en la inversión en mercados bursátiles.

8. Equiparar los lapsos de pago con los de cobro

Una economía saludable, entre otras cosas, cuenta con un gran volumen de créditos. Por esa razón, no está de más que generes cuentas por cobrar, especialmente si tienes una comercializadora y, por lo tanto, tus principales clientes son puntos de venta.

Eso sí, debes equiparar los lapsos en los que das crédito con los momentos en el que recibes recursos. Esto quiere decir que, si tienes que pagarles a los proveedores de materia prima de forma semanal, sería un grave error que tengas cuentas por cobrar con lapsos de vencimiento superiores.

Si eso sucede, el flujo de caja de la compañía se verá comprometido. Por ello, siempre ten presente que un buen manejo financiero debe ser equilibrado.

9. Implementa un sistema ERP

Para operar de manera organizada y mejorar tu rentabilidad, lo ideal es implementar soluciones tecnológicas que te respalden. En ese sentido, una de varias mejores alternativas son los sistemas ERP en la nube.

Este tipo de herramientas de gestión empresarial, al trabajar con la tecnología de la nube, te permiten alojar información relevante de tu negocio en servidores remotos y no en equipos o dispositivos informáticos que se pueden averiar.

Esto, entre otras cosas permite a usuarios previamente autorizados acceder desde diferentes dispositivos y lugares.

Además de la tecnología de la nube, existen determinadas funcionalidades que caracterizan a un sistema ERP que sin duda te ayudarán a administrar las ventas y gestionar mejor tus finanzas.

En síntesis…

No olvides que, si comprometes las finanzas de tu empresa, inevitablemente también se verá afectado tu presupuesto personal, así que maneja esta área con cautela y, sobre todo, con el apoyo de especialistas en el tema y herramientas tecnológicas de calidad.